Backup oder Email-Archivierung für Office 365

Viele Anwender von Office 365 stehen vor der Entscheidung, ob sie ihre Daten sichern oder archivieren sollen. Moderne Cloudlösungen stellen für den Anwender nur geringe Unterschiede dar, sind in ihrer Realisierung und ihrem Nutzen aber doch sehr unterschiedlich.

Am Beispiel von zwei Herstellern, die wir im Portfolio haben und die für diesen Bereich Lösungen für MSPs anbieten, möchten wir Backup und Archivierung kurz gegenüberstellen.

Backup

Altaro Backup für Office 365 ist eine Datensicherungslösung, die sich gezielt an MSPs richtet, um die Office 365 Daten ihrer Kunden zu sichern. Gespeichert wird das Backup dabei ebenfalls in der Azure Cloud, so dass weder Endanwender noch MSP einen Storage oder eine eigene IT Infrastruktur bereithalten müssen. Lizensiert wird nach Usern/Mailboxen und pro User sind bereits 50 GB Speicherplatz für die Backups enthalten.

Archivierung

Inoxision.NOW als Vertreter der Emailarchivierung richtet sich ebenfalls an MSPs, archiviert die Emails der Kunden und speichert diese in der Cloud. Hierbei wird ein eigenes, von Microsoft unabhängiges Rechenzentrum verwendet, so dass wiederum kein eigener Storage notwendig ist. Lizensiert wird nach Recherchebenutzer, also Usern die im Archiv suchen müssen. Standardmäßig sind hier insgesamt 30 GB Speicherplatz enthalten.

Mit der nachfolgenden Tabelle wollen wir eine Gegenüberstellung der beiden Anbieter und Modelle aufzeigen, so dass jeder MSP selbst wählen kann, welche Variante für ihn die passende ist.

Archivierung
Inoxision.NOW
Backup
Altaro Backup for Office 365
AufgabeEmailarchivierung dient der langfristigen, unveränderlichen und sicheren Aufbewahrung von Emails. Durch Unterstützung von Indexierung und Volltextsuche soll der Anwender schnell und einfach Informationen in seinem Archiv wiederfinden können. Emailarchivierung spielt auch im Fall der GoBD eine wichtige Rolle, um die Ordnungsmäßigkeit beispielsweise elektronischer Rechnungen aufzeigen zu können. Ziel ist also in erster Linie Aufbewahrung und Unterstützung beim Finden von Informationen.Bei der Datensicherung werden Kopien der Ursprungsdaten so in einer Sicherungskopie gespeichert, dass sie im Falle eines Datenverlustes zurückgespielt werden können. Eine Datensicherung dient also in erster Linie der Datensicherheit. Im Falle von Altaro Backup für Office 365 werden Emails, Kontakte, Kalendereinträge sowie Dateien und Sharepoint-Elemente auf OneDrive so gesichert, dass im Falle eines Datenverlustes diese Daten wiederhergestellt werden können.
ArbeitsweiseBei der Emailarchivierung werden Emails entsprechend definierter Regeln direkt von Exchange Online an ein definiertes Journalpostfach gesendet. Im Fall von Inoxision.NOW empfiehlt sich natürlich direkt der SMTP-Konnektor von Inoxision.NOW, so dass kein weiteres Office 365 Postfach benötigt wird. Die im Journalpostfach eingehenden Emails werden indiziert und in einer Datenbank abgespeichert, so dass sie einfach wiedergefunden werden können. Ein Export einzelner Emails aus dem Archiv ist natürlich ebenso möglich.Altaro Backup für Office 365 sichert bis zu vier mal pro Tag die Postfächer sowie OneDrive-Daten auf Dateiebene und speichert diese Daten in einem separaten Azure Speicherplatz. Daten, die zwischen zwei Backups erstellt und wieder gelöscht werden, können dabei nicht gesichert werden. Demgegenüber kann man ein komplettes Postfach oder einen OneDrive-Storage für ein bestimmtes Datum wiederherstellen, um beispielsweise einen früheren Stand zu erhalten.
gesicherte Datennur EmailsEmails / Kontakte / Kalender / OneDrive / Sharepoint
Lizensierungnach Recherchebenutzer = User, der im Archiv suchen kann
(unabhängig von der Anzahl Mailboxen oder Emails)
nach User
geteilte Postfächer zählen als ein User (für Details siehe Altaro FAQ)
EinsatzfälleDer häufigste Einsatzfall von Email-Archivierung besteht darin, mit Geschäftsvorfällen in Verbindung stehende Emails also insbesondere Bestellungen und Rechnungen revisionssicher zu speichern. Durch eine serverseitige Archivierung werden die Emails vor Erreichen des Empfängers bereits archiviert.Ein Beispiel für die Notwendigkeit eines Backups für Office 365 ist, wenn ausscheidende Mitarbeiter zum Ende ihrer Beschäftigung viele Emails aus ihrem Postfach löschen. Dabei werden häufig auch wichtige Geschäftsdokumente gelöscht. In diesem Fall wird meist das gesamte Postfach wiederhergestellt.
Enthaltener Speicher30 GB im Grundpaket, Zusatzspeicher optional50 GB je User, Zusatzspeicher optional
Abrechnung für MSPsmonatlich, je Rechercheusermonatlich, je User
PreisePreise und weitere Details unter https://inoxision-now.de/produktdetails/ Preise und weitere Details unter https://www.altaro.com/msp/office-365-backup-pricing-msps.php
OptionenWechsel von Email- zu kompletter Dokumentenarchivierung möglichWahlweise Backupplan für Mailbox oder Mailbox/OneDrive/Sharepoint je Kunde wählbar

Fazit

Backup und Email-Archivierung sind auch in der Cloud unter Office 365 wichtige und notwendige Lösungen. Je nach Anforderungsprofil hat bei Kunden einer der beiden Sicherungswege eine höhere Priorität, ignoriert werden darf aber keines von beiden.

Beide Lösungen haben den Vorteil, dass keine zusätzliche Infrastruktur notwendig ist, da die Speicherung der Daten ebenfalls in der Cloud erfolgt. Durch browserbasierte Managementkonsolen erhält man schnell einen Überblick über den aktuellen Status oder Probleme.

Unserer Meinung nach sollten die Postfächer per Backup gesichert und der komplette Emailverkehr mindestens mit einem Rechercheuser archiviert werden. Sprechen sie mit Ihren Kunden dabei auch über das Thema Datenschutz.

Vorteile für MSPs

Für Sie als MSP bieten beide Produkte ausgezeichnete Möglichkeiten, Ihren Kunden zusätzliche Services anzubieten, wenn sie bereits Office 365 einsetzen. Durch die monatliche Abrechnung haben sie kontinuierliches Geschäft mit ihrem Kunden und können bei Bedarf schnell auf neue Anforderungen reagieren.